INTERMEZO
Tips Mengadakan Morning Briefing Yang Efektif
Tips Mengadakan Morning Briefing Yang Efektif

Apakah kantor Anda sudah terbiasa mengadakan morning briefing?. Atau mungkin memiliki ritual pagi yang lain sebelum mengawali bekerja?. Jika belum, sepertinya Anda perlu membaca terlebih dahulu kenapa morning briefing itu penting dan apa manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri. Baca selengkapnya di artikel ini Kenapa Morning Briefing Itu Penting?

Namun bagi Anda yang sudah terbiasa melakukan morning briefing, dengan sampainya Anda di blog kami tentunya ada sesuatu yang ingin Anda ubah atau tingkatkan agar morning briefing yang Anda lakukan lebih efektif bukan?.

Untuk itu mari kita langsung saja membahas, seperti apa dan bagaimana cara mengadakan morning briefing yang efektif. Berikut adalah beberapa tips yang kami simpulkan dari pengalaman dan saran dari banyak sumber :

1. Jangan Terlalu Lama

Morning briefing yang efektif tidak memerlukan waktu yang lama. Karena jika terlalu lama pembahasan biasanya akan melebar dan mengurangi jam kerja produktif, namu terlalu cepat pun seringkali pesan utamanya kurang tersampaikan. Sehingga rentang waktu yang idealnya adalah 10 sampai maksimal 20 menit.

Pembatasan waktu yang singkat pada morning briefing menjadi tantangan bagi peserta morning briefing dan atau pimpinan pada khususnya untuk bisa menyampaikan informasi dengan baik.

 

2. Komitmen terhadap waktu, Mulailah berapapun karyawan yang sudah datang

Salah satu faktor tidak efektifnya morning briefing yang paling besar adalah ketepatan waktu. Seringkali kita menunggu semua karyawan kumpul baru memulai morning briefing. Pada akhirnya selain jam kerja molor, semangat menurun dan morning briefing dilakukan tergesa-gesa karena waktu yang disediakan untuk morning briefing tinggal sedikit tersisa.

Untuk itu berapapun yang sudah hadir, mulai saja. Tanamkan nilai-nilai kedisiplinan yang kuat untuk memulai morning briefing sesuai waktu yang ditentukan. Tentu saja, memberlakukan konsekuensi punishment bisa diberlakukan jika memang dibutuhkan. Hal ini juga untuk menghargai mereka yang sudah datang tepat waktu dan memberikan pelajaran bagi mereka yang telat.

 

3. Bergiliran Menjadi Pimpinan Briefing

Bangunlah budaya perusahaan yang setiap karyawan akan bergiliran menjadi pemimpin morning briefing. Selain menghilangkan kejenuhan jika pimpinan hanya didominasi oleh satu karyawan tertentu saja. Hal ini juga dapat mendorong dan menumbuhkan jiwa kepemimpinan di setiap karyawan, dimulai dengan memberanikan diri berbicara di depan banyak orang dan memimpin rapat kecil ini.

 

4. Lakukan per Divisi atau kelompok tertentu

Selain waktu, agar morning briefing yang dilakukan berjalan lebih efektif maka jumlah peserta yang mengikuti morning briefingnya pun perlu dibatasi. Jumlah yang terlalu banyak cukup menyulitkan pimpinan briefing untuk menguasai audiens (karyawannya). Selain itu informasi yang disampaikan dalam morning briefing biasanya bersifat teknis pada bagian tertentu. Maka dari itu sebaiknya dibagi berdasarkan divisi atau kelompok tertentu.

 

5. Lakukan dengan posisi berdiri

Inilah perbedaan lainnya antara morning briefing dengan rapat lainnya. Agar berjalan efektif Morning briefing bisa dilakukan baik di ruangan maupun di halaman kantor.namun setiap peserta sebaiknya dalam posisi berdiri.

Karena berdasarkan pengalaman posisi ini akan membuat karyawan atau peserta morning briefing lebih fokus pada pembicara atau pemimpin briefing serta lebih mudah untuk diajak bersemangat entah itu berteriak atau melakukan gerakan tertentu.

 

6. Lakukan Dengan Singkat, Padat dan Jelas

Itulah 3 rumus utama dalam menyampaikan informasi, evaluasi hingga motivasi dalam morning briefing. Memang akan menjadi tantangan tersendiri bagi pimpinan morning briefing itu untuk bagaimana caranya membuat peserta atau karyawan lainnya mampu menjalankan aktivitas kerjanya dengan lebih baik dan bersemangat selepas mengikuti morning briefing.

Karenanya memang perlu dilakukan persiapan sedemikian rupa agar pesan-pesan yang ingin disampaikan saat morning briefing bisa di tersampaikan dengan baik meski dengan cara yang singkat.

 

Sebagai gambaran berikut adalah beberapa hal yang biasanya disampaikan ketika morning briefing :

  • Salam pembuka

Morning briefing biasnya dibuka oleh pimpinan briefing, entah itu manager, supervisor atau karyawan lain yang sedang ditugaskan menjadi pimpinan. Ucapkanlah salam dengan semangat dan bisa juga diikuti dengan menanyakan kabar secara umum.

  • Evaluasi

Morning briefing bisa diisi dengan evaluasi atas permasalahan atau hal-hal yang terjadi sebelumnya. Misalkan pencapaian target hari kemarin, kesalahan produksi dan lainnya. Ini perlu disampaikan agar menjadi pembelajaran dan peringatan bagi karyawan lainnya untuk berhati-hati dan melakukan perbaikan kinerja.

  • Informasi

Meskipun saat ini kita sudah terfasilitasi dengan kecanggihan teknologi dimana kita bisa berkomunikasi secara digital baik itu di media social atau pun di group messangers seperti Group WhatsApp, Telegram dan lainnya.

Namun komunikasi dan penyampaian informasi secara tatap muka masih terasa lebih efektif karena interaksi dan penyamaan presepsi bisa terjadi lebih cepat dan tepat. Untuk itu morning briefing adalah waktu yang tepat untuk menyampaikan informasi tertentu.

  • Goals Divisi atau perusahaan

Morning briefing juga merupakan wadah yang tepat untuk menyampaikan dan menyamakan visi dan presepsi dari goals atau target yang ingin dicapai. Entah itu target produksi harian, target penjualan dan lain sebagainya.

  • Motivasi

Apabila informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tidak terlalu banyak dan waktu yang tersedia masih cukup. Maka gunakanlah waktu tersebut untuk memberikan motivasi bagi tim atau karyawan kita. Bisa dengan menceritakan kisah orang sukses, studi kasus, sharing pengalaman pribadi yang menggugah atau lainnya. Meskipun singkat, namun jika cara penyampaiannya tepat dan peserta cukup fokus menghayati, seringkali motivasi pada morning briefing sangat mengena di hati.

  • Doa

Bergelut dengan urusan dunia (red: pekerjaan) seharian, jangan sampai membuat kita, tim atau karyawan kita lupa untuk melibatkan sisi religius. Sebagai ritual pagi atau kegiatan yang mengawali pekerjaan, maka biasakan untuk membuka dan menutupnya dengan doa bersama. Berdoalah untuk kelancaran dan keselamatan dalam bekerja serta tentu tercapainya target atau harapan yang diinginkan dalam pekerjaan.

  • Yel-yel

Terakhir melakukan gerakan atau meneriakan yel-yel tertentu untuk melecutkan semangat bekerja tidak ada salahnya untuk dicoba. Entah itu nyanyian, lompat atau injak bumi, tos atau sekedar tepuk tangan, faktanya sebagain besar orang selalu tersenyum setelah melakukannya.

Itulah beberapa tips dalam mengadakan briefing yang efektif, selamat mencoba. Lakukanlah dengan konsisten dan setelahnya kami tunggu cerita menarik tentang perubahan apa yang perusahaan atau tim/divisi Anda alami setelah melakukan morning briefing yang efektif. Semoga bisa menjadi inspirasi bagi banyak orang. Salam.